Manual
do
Expositor
MODALIDADES DE EXPOSITORES:
Disposições Gerais:
LOCALIZAÇÕES DAS BARRACAS
O presente manual, também é integrante do Contrato de Sublocação, define condições complementares para sublocação de áreas para barracas, montagem, equipamentos e serviços destinados à realização do evento, obrigando a sublocadora e sublocatária a cumprirem fielmente as diretrizes nele estabelecidas.
Os interessados em expor irão passar por uma seleção prévia, pois não será permitido a vendagem de produtos e serviços que fujam da temática e ao propósito do evento.
Ao participarem do Evento, os expositores aceitam e dão assim consentimento ao presente Manual do Expositor, que doravante irá estabelecer seus direitos e obrigações com relação ao mesmo.
O desconhecimento das normas aqui estabelecidas não exime a sublocatária e seus contratados (montadora e demais pessoas envolvidas com o evento) das penalidades, multas, sanções e responsabilidades previstas neste Manual que, ocorrendo, serão assumidas pela Sublocatária, seja qual for a natureza, solidária e independentemente da ordem da nomeação.
A participação na Exposição está aberta a quaisquer empresas nacionais ou estrangeiras, através da possibilidade de sublocação de espaços, calculados e comercializados por aluguel de barracas.
Para a realização do evento, o FESTIVAL DE VERÃO - CONFERÊNCIA GAIA VIVA será dividido em áreas de exposição (praças), alimentação, serviços, além de vias de circulação e locais reservados à organização.
Por comprovados motivos de força maior, a produtora poderá realizar a exposição em outro local, ou alterar seu período de funcionamento, não tendo o Expositor direito, em função disto, de cancelar sua participação ou pleitear qualquer tipo de indenização. A Produtora poderá, a bem geral, redistribuir as áreas, respeitando sempre as proporções de dimensões e características estabelecidas no Contrato de Sublocação de Área. O expositor não poderá ceder, nem sublocar, total ou parcialmente, os espaços sublocados através do Contrato de Sublocação de Área, salvo com autorização da produtora. Não será permitida a troca de barracas entre expositores sem a prévia e expressa aprovação dos organizadores. Para participar da exposição é imprescindível que o expositor tenha quitado pagamento referente à sua participação no Evento e outros serviços contratados junto à produtora.
O expositor concorda que o simples fato de tomar parte do Evento não lhe assegura a concretização de negócios durante o mesmo, ficando a produtora isenta de responsabilidade nesta área.
Por se tratar de um evento com feira, será permitida a venda direta de produtos e serviços nas barracas do evento, já que a barraca tem como objetivo a promoção e divulgação das empresas expositoras, sendo também seu objetivo atuar como um ponto de venda, com a entrega imediata de produtos no local. Será permitida a exibição de banners ou similares apenas na barraca locada. O expositor fica desde já ciente que sua imagem poderá ser captada, durante a realização do evento, de forma que todos os direitos que possui sobre a sua imagem captada são, desde já, considerados cedidos produtora, de forma gratuita e definitiva.
Os trabalhos de transporte de mercadorias e despacho aduaneiro necessários às empresas estrangeiras participantes deverão ser de livre escolha das mesmas. A produtora não tem responsabilidade legal ou ingerência nos trâmites de importação, exportação, transporte ou despacho de mercadorias.
Caso haja descumprimento das normas estabelecidas neste Manual por parte de alguma empresa Expositora ou da Montadora por ela contratada, a mesma será obrigada ao pagamento de multa no valor de R$ 1.000,00 (hum mil reais) por cada norma descumprida. A produtora e a administração do Parque das Ruínas poderão arbitrar casos omissos neste Manual, para que sejam garantidas as condições de segurança e o perfeito funcionamento do Evento. Para todas as lides ou questões que direta ou indiretamente derivem do evento e da aplicação deste manual, os expositores se submeterão à jurisdição e foros dos tribunais na cidade do Rio de Janeiro - RJ, com expressa renúncia de qualquer outro que possa correspondê-lo.
CRONOGRAMA DO EXPOSITOR
19/01/2018 – Data limite para pagamento da taxa de locação da barraca com o contrato de locação assinado.
MONTAGEM: ÁREA EXTERNA DESCOBERTA E INTERNA
Cláusula Obrigatória:
As barracas estarão montadas pela organização e estarão à disposição do expositor à partir das 7:30 hs no dia do evento.
O descarregamento das mercadorias da praça de alimentação será na faixa de 7:30 às 8:45 hs.
O descarregamento de produtos artesanais será realizado na faixa de 8:45 às 9:45.
As barracas devem estar totalmente arrumadas e decoradas até 9:50.
É considerada área externa descoberta, o espaço no piso externo das ruínas, compreendidas pela Praças Cultural e Praça Mirante.
A arrumação da barraca e sua decoração é responsabilidade do expositor, já a estrutura e montagem das barracar são de responsabilidade da produtora.
É considerada área interna coberta o espaço no interior das ruínas, compreendida pela varanda, subsolo, segundo pavimento, terraço e mirante.
USO DE LOGOTIPO
O uso de logotipo poderá ser feito em banners voltados para frente das barracas. A utilização de logomarcas em banners distintos nas fachadas deve ser afixado de forma que não danifiquem a extrutura do Parque.
AÇÃO DOS VENTOS
Sugerimos que por medida de segurança que objetos frágeis expostos devam ser afixados de forma resistentes a rajadas de ventos, sejam nas áreas consideradas internas ou externas.
INSTALAÇÃO ELÉTRICA
A tensão elétrica a ser oferecida durante o FESTIVAL DE VERÃO - CONFERÊNCIA GAIA VIVA será de 110V e 220V monofásico.
O Número de aparelhos elétricos a serem utilizado, voltagem e amperagem devem ser enviados à produção do evento até 8 de janeiro de 2018, bem como foto frontal e verso do aparelho onde consta especificações de voltagem e amperagem. O não cumprimento desta norma nos prazos acarreta no veto de utilização destes aparelhos no dia do evento.
Os Expositores deverão fazer a solicitação de energia elétrica para iluminação e alimentação dos spots, tomadas e equipamentos que serão utilizados na barraca, através de notificação e pagamento de taxa elétrica no valor de 10% sob o valor locado, até 08 de janeiro. Não haverá fornecimento elétrico às barracas não solicitadas e pagas após 11/01/2018, já que será feita a contratação da demanda com base nos pedidos efetivados.
OBS: VETADO O USO DE BOTIJÕES DE GÁS. TODO MATERIAL DEVERÁ SER ELÉTRICO.
CREDENCIAMENTO
Para ter acesso à área da exposição e receber os respectivos crachás de montagem e desmontagem, a empresa expositora terá de cumprir os procedimentos abaixo relacionados. Os formulários são preenchidos online. Haverá atendimento prioritário para liberação de crachás para as barracas que estiverem com os procedimentos concluídos até o dia 11 de janeiro de 2018, quando será feito o levantamento das pendências.
As barracas que estiverem com pendências após 19 de janeiro 2018 deverão resolvê-las no estande da promotora, no FESTIVAL DE VERÃO ´CONFERÊNCIA GAIA VIVA, antes do início da montagem e acesso à barraca, onde serão entregues:
- Termo de Responsabilidade entregue em original sobre danos ou acidentes com materiais de sua propriedade, seus funcionários, contra terceiros e para com o parque, a ser assinado pelo expositor. Fica entendido que são de responsabilidade do expositor todas as obrigações trabalhistas, legais e todo e qualquer acidente que sejam causados a partir de sua presença, de seus funcionários ou de qualquer outra pessoa que esteja desenvolvendo algum serviço na barraca, portanto é recomendada a contratação de seguro de responsabilidade civil para cobertura destes riscos. A ausência de apólice ou ineficácia desta na cobertura dos riscos acima mencionados implicará na responsabilidade total do expositor e de seu montador por todos os prejuízos que vierem a ocorrer, cabendo-lhes indenizar e recompor todos os danos ao pavilhão, ao Promotor e/ou a terceiros.
- Solicitação de crachás de montagem e desmontagem, para os montadores. Serão liberados: 2 crachás para as barracas pequenas, das áreas internas das ruínas, 3 crachás para as barracas grandes externas, das duas praças e 4 crachás para os dois bares.
- Solicitação e pagamento da energia elétrica), o pagamento deverá ser feito antes do início da montagem.
VIGILÂNCIA
O evento manterá um serviço de vigilância geral durante o período de montagem, funcionamento e desmontagem. Não é responsabilidade da vigilância geral, entretanto, zelar pelos produtos e equipamentos expostos em cada barraca. Assim, sugerimos a todos os expositores que mantenham em seu estande, pessoa credenciada para tal finalidade no período de funcionamento do evento.
CRACHÁS PARA EMPRESA EXPOSITORA
O acesso dos profissionais que estarão a serviço das empresas expositoras se fará através de duas modalidades disponíveis: EXPOSITOR e APOIO:
EXPOSITOR - Este crachá destina-se a membros e funcionários da empresa expositora.
APOIO – Este crachá destina-se aos profissionais de apoio que estarão trabalhando nos estandes durante o período de funcionamento do evento, como recepcionistas, animadores, dentre outros.
Os crachás nas modalidades EXPOSITOR e APOIO permitem acesso durante a montagem e desmontagem.
As credenciais de Expositor não permitem acesso às palestras.
O crachá de identificação deverá ser ostentado à altura do peito pelo seu titular, enquanto este permanecer no interior do evento.
A organização se reserva o direito de exigir documento de identificação dos portadores de crachás e apreender os que estiverem sendo utilizados indevidamente.
O USO DO CRACHÁ É OBRIGATÓRIO, PESSOAL E INTRANSFERÍVEL. Não haverá trocas de nomes e nem reemissões. Em caso de extravio, deverá ser pago uma taxa de R$44,00.
Crachás adicionais - Caso seja necessária quantidade superior de crachás à quota gratuita, o expositor deverá fazer a solicitação de crachás adicionais, e efetuar o pagamento da respectiva taxa.
MOVIMENTAÇÃO DE CARGAS
O transporte e a movimentação de cargas e equipamentos nas barracas são de responsabilidade do expositor e não será permitido durante os horários de funcionamento do evento.
VIGILÂNCIA SANITÁRIA
Os expositores que desejarem realizar manipulação de alimentos em seu estande deverão orientar-se quanto aos procedimentos higiênicos sanitários.
RESPONSABILIDADE SOCIAL
A Produtora não será responsávels por danos ou prejuízos causados à Empresa Expositora, pessoas e/ou produtos durante o evento, incluindo-se furto, sabotagem, convulsão civil, deficiência ou interrupção de energia elétrica, incêndio, raios, explosão, penetração de água e sinistros de qualquer espécie.
Fica entendido que são de responsabilidade do Expositor ou seus prepostos todas as obrigações trabalhistas, legais e todo e qualquer acidente que sejam causados a partir de sua presença, de seus funcionários ou de qualquer outra pessoa que esteja desenvolvendo algum serviço no estande, inclusive nos períodos de montagem e desmontagem.
DESMONTAGEM
A desmontagem e retirada do material exposto, bem como móveis e utensílios utilizados em cada barraca, somente será permitida após o encerramento oficial do evento, no dia 20 de janeiro de 2018, e deverá estar concluído dentro do período a seguir após o esvaziamento dos corredores, com a saída dos visitantes do evento.
Esvaziamento do evento (visitantes): 18hs às 18:10hs, já podendo iniciar os trabalhos de desmontagem.
Acesso exclusivo para retirada de produtos: até 18:40hs.
Recomenda-se que haja um responsável do expositor na barraca, como funcionário, representante ou vigia, fim de acompanhar a retirada de todos os produtos em exposição e demonstração, equipamentos, banners, extintores, etc. até o término da ação, evitando assim roubos, furtos, avarias, extravios, etc.
Neste período devem ser retirados todos os mostruários e outros objetos de valor, bem como objetos de pequeno porte.
Nota: A fim de evitarmos aglomerações e eventuais tumultos, solicitamos a colaboração dos expositores, evitando a distribuição dos produtos e/ou brindes que sobraram em seu estande, após o encerramento do evento. Se o expositor não desejar levar os materiais que sobraram, sugerimos a doação dos mesmos a uma instituição de caridade.
CHECK LIST
Para a participação da empresa no FESTIVAL DE VERÃO - CONFERÊNCIA GAIA VIVA, seguem alguns itens importantes a serem incluídos no planejamento do expositor:
( ) Assinou o contrato de sublocação de área?
( ) Devolveu o contrato assinado?
( ) Providenciou o pagamento do contrato?
( ) Leu o manual do expositor?
( ) Providenciou seguro?
( ) Providenciou material promocional?
( ) Escolheu os produtos que serão expostos e suas notas fiscais de remessa?
( ) Providenciou os produtos que serão consumidos?
( ) Solicitou elétrica, hidráulica e outras instalações?
( ) Verificou todas as providências que cabem a seus fornecedores?
( ) Providenciou a colocação de produtos em seu estande?
( ) Providenciou inscrições para a conferência?
( ) Providenciou meio de transporte?
( ) Enviou convite para o evento aos seus clientes?
( ) Providenciou o recolhimento dos produtos e materiais ao final do evento?
LOCAÇÃO DE ESPAÇOS
TABELA DE PREÇO DO FESTIVAL DE VERÃO - CONFERÊNCIA GAIA VIVA
VALOR até 19/01/18
LOTE ÚNICO
BARRACA PEQUENA (1,20 x 1,00) - R$ 111,00
BARRACA MÉDIA (1,80 x 0,90) - R$ 222,00
BARRACA GRANDE (barraca 3 peças (3,30 x 1,80) - R$ 333,00
Inscrições & Informações
